Come ottenere informazioni specifiche dagli altri

Mettiamo un caso comune: tu e un’altra persona state dibattendo di un argomento

Immagina, in questo momento sei tu che stai ascoltando mentre l’altra persona parla; cerchi di raffigurare nella tua mente in modo chiaro e visivo le parole che escono dalla sua bocca dunque inizi a vagare alla ricerca di qualcosa che conosci per poter comprendere meglio il messaggio.

FERMATI SUBITO!

Prima di creare mondi fantastici e divagare all’interno della tua mente, concentrati sulla mente dell’altro, il cui riflesso è da ricercare nelle sue parole (per il momento, in seguito discuteremo anche dei messaggi non verbali).

il titolo dell’articolo è: “Come ottenere informazioni specifiche dagli altri”

Da altri implica che il focus sia esterno a te.

Ecco dunque che ti svelo quattro passi SMART per ottenere informazioni chiare e precise dagli altri tramite il potere delle parole che usi e il ritmo con cui le esprimi.


PASSO 1

Smetti di pensare al significato! Sembra facile a dirsi, ti invito a provare. In questo momento quello che pensi tu è irrilevante. Per poter estrarre informazioni VERE, è importante cosa pensa l’altro. Il tuo pensiero può mutare facilmente in un’opinione e questo implica che le domande che porrai nei passi successivi abbiano un che di “guidato”. Tu vuoi estrarre informazioni, non confermare le tue (o sbaglio?).

PASSO 2

Chiedi a te stesso: “A che livello di dettaglio o generalità si sta esprimendo?“. Dato che siamo SMART, esempio molto pratico; pensa che questa persona ti dica: “Non mi danno informazioni dal reparto di produzione”. questa frase è generica, parecchio. Sapresti dire cosa si intende per informazioni? Se rispondi: “si, sono:bla bla bla…” STAI PENSANDO! torna al passo 1.

PASSO 3

Se si esprime ad un livello generico occorre scendere nel profondo, quindi specificare.

Qui occorre fare un breve sunto puramente lessicale. Dato che siamo nel pilastro delle KEYWORDs, le parole chiave, sarà fondamentale scegliere quali termini userai per scendere nel profondo del pensiero e giungere al significato reale che ha in testa il tuo interlocutore.

Attraverso il mio percorso aziendale come Specialista del miglioramento continuo ho avuto modo di affinare la mia capacità nell’utilizzo di diversi strumenti per affrontare i problemi più semplici e giungere alla loro causa scatenante. Anche in questo caso, lo scopo è specificare; cioè passare, ad esempio, da: “non funziona la macchina” a, “non c’era la spina inserita nella presa della corrente”

Non ridere, è successo veramente

Scherzi a parte, uno di questi strumenti è conosciuto come “5-Why” o “5-Perché”. La logica è molto semplice; per poter specificare e ridurre il campo di attenzione, ad ogni assunto espresso se ne chiede il perché, alla risposta se ne chiede nuovamente il perché e così via fino all’ipotetico quinto perché che, dovrebbe statisticamente avere come risposta la vera causa scatenante del problema.

Ora, questo va benissimo in un momento di lavoro in cui tutti siamo coscienti di cosa stiamo facendo…mmm

No, non va bene nemmeno per quello!

I perché vanno banditi, vanno bene solo se stiamo parlano con noi stessi e ci domandiamo il motivo di qualcosa. Quando abbiamo a che fare con gli altri, il perché è semplicemente uno dei modi più antipatici di iniziare una domanda.

Perché?

Ecco, vedi, sta proprio male…

Il Perché va sostituito con COSA – NO AI “Perché”, SI AI COSA

Cosa mi porta a dire questo? Il fatto che può succedere che le persone si sentano messe in discussione e interrogate. Certo che stai interrogando ma, almeno fallo con eleganza.

Il terzo passo consiste dunque nel chiedere cosa porta la persona che hai davanti ad esprimere quel determinato pensiero, guidandola non verso un tuo significato ma, verso informazioni sempre più specifiche, in modo da estrarre il SUO significato più interno che, all’inizio era confuso o molto generico.

L’idea è: come un imbuto ogni domanda deve scendere verso il basso così da eliminare interferenze che impediscono o rendono difficoltoso comprendere l’informazione importante.

Non c’è un numero di domande predefinito da porre e ricorda quindi che meno sono meglio è; un paio ben poste dovrebbero essere sufficienti.

PASSO 4

Chiedi alla persona: “quindi fammi capire tu mi stai dicendo che”… e ripeti l’ultima espressione che ha detto. Devi essere molto elegante nel dirlo. A questo punto possono accadere principalmente due cose:

1- La persona ti dirà che hai capito ed era proprio quello che intendeva

BRAVO! HAI RAGGIUNTO IL TUO SCOPO

2- Ti dirà che intendeva qualcosa di diverso

A questo punto serve continuare a specificare quindi, se non inizia lui stesso a dire cosa aveva realmente in testa,

STAI IN SILENZIO!

Porta lui a riempire il vuoto con l’espressione verbale del suo pensiero.

Ti ho svelato quattro passi SMART per ottenere informazioni chiare e precise dagli altri, ora rimane da chiarire il ritmo.

LENTO tra le domande – RAPIDO tra inizio e fine

Lascia lo spazio di espressione all’altro e chiedi solo quando viene lasciato lo spazio per farlo in modo da non rischiare di interromperlo. quindi tra le domande, calma e tempo.

Questo è un metodo molto SMART che giunge subito al “dunque” di conseguenza, da inizio conversazione a fine conversazione deve passare poco per mantenere la concentrazione adatta allo scopo. Se in due, tre domande e in massimo cinque minuti non si arriva alla conclusione, qualcosa sta interferendo (ambiente, altre persone, umore, emozioni sbagliate, domande mal poste…). Meglio troncare, lasciando ad un momento diverso la cosa.

Ecco che ti ho svelato come il potere delle parole può essere SMART ed efficace in un’aspetto come, ottenere specifiche informazioni dagli altri.

Contattaci per approfondire e poter iniziare un percorso all’interno delle parole con noi

CIAO

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